Privacybeleid

GEGEVENSBESCHERMING – PRIVACY POLICY

Laatste update: 02/03/2021

1. Definities

In deze Privacyverklaring worden de volgende begrippen als volgt gedefinieerd:

SFS: de besloten vennootschap SPECIAL FORCE SERVICES, met maatschappelijke zetel te 8800 Roeselare, Wijnendalestraat 177, en ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder nr. 0537.249.841  

Contactgegevens:

adres: 8800 Roeselare, Wijnendalestraat 177

e-mail : info@specialfs.be

telefoon : 051/48.08.69

Website: de website van SFS, https://www.specialforceservices.be/

GDPR: De verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en de Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van 30 juli 2018.

Privacy Policy: Onderhavige gegevensbeschermingsverklaring;

Persoonsgegevens: Alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon en waarnaar SFS in de Privacy Policy verwijst;

Gebruikers:  klanten, sollicitanten, werknemers, arbeiders, contactpersonen of vertegenwoordigers van (zakelijke) klanten, leveranciers of zakenpartners en andere gebruikers van wie SFS persoonsgegevens verwerkt en die onderworpen zijn aan deze Privacy Policy, waaronder contactpersonen bij één van de (potentiële) opdrachtgevers, klanten of aannemers van één van de diensten van SFS, contactpersonen bij onze (potentiële) leveranciers, externe consultant voor onze consultancy-activiteiten, contactpersonen die door sollicitanten werden opgeheven, contactpersonen bij elke instantie waarmee SFS een vorm van contact of samenwerking aangaat.

2. Algemeen – verantwoordelijke

SFS stelt, als verantwoordelijke verwerker van uw Persoonsgegevens, hoge prioriteit aan de bescherming van uw Persoonsgegevens. SFS stelt in dit kader enkele duurzame principes voorop en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. SFS zal dan ook voldoen aan alle toepasselijke wetgeving, waaronder deze m.b.t. GDPR, inzake gegevensbescherming en zij zal steeds samenwerken met de bevoegde autoriteiten. De principes en maatregelen die SFS hanteert, zijn opgenomen in onderhavige gegevensbeschermingsverklaring (“Privacy Policy”).

Deze Privacy Policy verstrekt u gedetailleerde informatie over de bescherming van uw Persoonsgegevens door SFS. SFS staat in voor het verzamelen en verwerken van de door u met haar gedeelde Persoonsgegevens met betrekking tot de activiteiten van SFS.

Deze Privacy Policy is bedoeld om u te informeren over welke Persoonsgegevens SFS over u  als Gebruiker kan verwerken, waarom die Persoonsgegevens worden gebruikt, hoe ze worden gedeeld, hoelang ze worden bewaard, wat uw rechten zijn en hoe u deze rechten kunt laten gelden.

3. Gegevensverwerking

 Algemene informatie

Deze Privacy Policy is van toepassing op Persoonsgegevens van Gebruikers die worden verzameld door SFS in verband met de diensten en producten die zij aanbiedt. Hieronder vallen de gegevens die (i) online worden verzameld via de Website en/of via e-mail, en (ii) offline worden verzameld via gesprekken, briefwisseling, en medewerkers van SFS.

Deze Privacy Policy geldt ook voor aanbiedingen en advertenties van SFS diensten die SFS of een derde namens SFS kunnen vertonen op websites, platformen en applicaties van derden op basis van uw gebruikersinformatie van deze website. Deze websites, platformen en applicaties van derden hebben ook hun eigen gegevensbeschermingsverklaringen en algemene voorwaarden. SFS raadt u aan deze te consulteren voorafgaand aan uw bezoek van de websites, platformen en applicaties van derden.

Deze Privacy Policy maakt integraal deel uit van de algemene voorwaarden dienstverlening van SFS.

Rechtsgrond(en) van verwerking

SFS verwerkt de persoonsgegevens op basis van artikel 6.1 (a) GDPR (met toestemming van de Gebruiker), 6.1 (b) GDPR (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst), 6.3 (c) GDPR (noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen), 6.4 (f) GDPR (noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen) en alle overige bepalingen van de GDPR-wetgeving welke hierop van toepassing zijn.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt door SFS?

Algemeen

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die een persoon kunnen identificeren, zoals een naam, adres en gebruikersnamen. De Persoonsgegevens van de Gebruikers worden door SFS gebruikt om haar in staat te stellen haar diensten te kunnen uit te voeren.

SFS kan alle informatie en gegevens van welke aard ook verzamelen en verwerken, zowel online als offline (zoals uiteengezet onder Art. 3.1), die door Gebruikers worden verstrekt, en dit voor zover dit nuttig is, waaronder (niet-limitatief):

In het kader van aanwerving:

Identificatiegegevens (waaronder, aanspreektitel, voor-en achternaam, geslacht, geboortedatum / leeftijd, rijksregisternummer, geboorteplaats, adresgegevens, voorkeurstaal, rijbewijs,  status van de werkvergunning, burgerlijke staat, gezinssamenstelling), gegevens uit CV, contact gegevens (telefoonnummer, e-mailadres), financiële gegevens (loonverwachtingen, betaalgegevens,…).

In het kader van outsourcing en aanneming:

Identificatiegegevens (aanspreektitel, voor-en achternaam, geslacht, geboortedatum / leeftijd, geboorteplaats, adresgegevens, voorkeurstaal), gegevens medewerkers, financiële gegevens.

de gegevens over het gedrag en de voorkeuren van de potentiële klant die zij met toestemming verstrekt, alsook de vereiste gegevens voor de opdrachtbrief (financiële afspraken, praktische afspraken, contactpersonen,…).

In het kader van Marketing:

Identificatiegegevens en contactgegevens (aanspreektitel, voor-en achternaam, geslacht, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, voorkeurstaal …)

Voormelde Persoonsgegevens mogen zonder uw toestemming worden verwerkt als dat vereist is voor SFS om de toepasselijke wet- en regelgeving te kunnen naleven.

SFS vraagt niet naar specifieke gevoelige persoonsgegevens met betrekking tot Gebruikers raciale of etnische afkomst, politieke overtuiging, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, lidmaatschap van een vakvereniging, genetische gegevens of gegevens over uw seksuele geaardheid, tenzij dit wettelijk verplicht zou zijn.

In het kader van aanwerving dient SFS, om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen in het kader van arbeidswetgeving en met oog op de toepassing van de sociale zekerheid, kennis te hebben van bepaalde medische gegevens van de werknemer/arbeider (bv. allergie, afwezigheid wegens ziekte,…). In dezelfde context kan het vereist zijn dat SFS kennis neemt van gegevens van gerechtelijke aard (bv. uittreksel goed gedrag en zeden, dit bv. i.k.v. kandidaatstelling voor gereglementeerde beroepen).

De gegevens die SFS over u gebruikt om haar bestanden te controleren en of aan te vullen, zijn ofwel (i) door u rechtstreeks verstrekt, of (ii) afkomstig van bepaalde (openbare) bronnen, waaronder databanken van officiële instanties en andere databanken die publiekelijk beschikbaar worden gesteld door derden. Dit ten allen tijde in overeenstemming met de GDPR.

Algemene toegangsgegevens, opmaak van log bestanden via de Website

Telkens wanneer een Gebruiker een pagina van de Website van SFS opent en telkens wanneer hij/zij een bestand opvraagt, worden toegangsgegevens in een logbestand vastgelegd en opgeslagen. Deze gegevens kunnen voor statistische doeleinden en voor de bestrijding van misbruik worden geëvalueerd.  Bij de vastgelegde informatie gaat het om standaardgegevens. Elk gegevensrecord bevat:

datum/tijd van het opvragen;

pagina van waaruit het bestand werd opgevraagd;

opgevraagde bestandsnaam;

overgedragen gegevenshoeveelheid;

status van toegang (bestand overgedragen, bestand niet gevonden);

een beschrijving van het toegepaste besturingssysteem en de webbrowser;

IP-adres en gebruikersnaam van geauthenticeerde gebruikers;

Deze Persoonsgegevens worden gebruikt om de inhoud van de Website van SFS weer te geven, de functionaliteit van het informatietechnologiesystemen te waarborgen en de online aanwezigheid  van SFS te optimaliseren. De gegevens kunnen worden gebruikt in een geanonimiseerde vorm voor statistische doeleinden, maar ook ten behoeve van gegevensbeveiliging, met name voor foutanalyse en het voorkomen van hackpogingen (dit conform artikel 6 (1 f) GDPR). Het percentage van bezoekers zal niet worden gebruikt voor het maken van individuele gebruikersprofielen, noch worden doorgegeven aan derden en zullen uiterlijk na 90 dagen worden gewist.

Telkens wanneer de homepage van de Website wordt bezocht, gebruikt SFS het IP-adres van de Gebruiker om het land te bepalen van waaruit de toegang wordt verleend. Deze gegevens worden niet verder gebruikt, met uitzondering van de opslag van toegangsgegevens en de aanmaak van logbestanden zoals beschreven hierboven.

Contactformulier

Via de optie voor het invoeren van persoonlijke of bedrijfsinformatie op de Website, wordt de informatie altijd vrijwillig ingevoerd. Informatie die nodig is om de gewenste bewerking uit te voeren, wordt aangeduid met “*”.

Het contactformulier kan onder andere worden gebruikt (i) voor vragen, (ii) het doorgeven van uw gegevens voor contact bij eventuele toekomstige opportuniteiten, (iii) voor interesse in de consultancy activiteiten van SFS.

Als u SFS persoonlijke of zakelijke informatie verstrekt via de contactformulieren, zal SFS deze alleen gebruiken voor het beoogde doel. Uw toestemming vormt de wettelijke basis hiervoor (artikel 6, lid 1 bis, GDPR). Gegevensoverdrachten worden gecodeerd met behulp van SSL- of TLS-technologie om ongeoorloofde toegang van uw Persoonsgegevens door derden te voorkomen.

Job aanbiedingen

SFS biedt, in het kader van de uitoefening van haar activiteiten, de mogelijkheid om online te solliciteren via de Website voor openstaande vacatures dan wel om spontaan te solliciteren.

Indien u wenst te solliciteren, dient u verschillende Persoonsgegevens te verstrekken via de e-mail / het contactformulier dat wordt vermeld in de vacature op de Website. 

Deze Persoonsgegevens worden met uw toestemming verwerkt (art. 6 1(a) GDPR). Indien u geen Persoonsgegevens aan SFS wenst door te geven, stuur dan geen e-mail naar het op de Website opgegeven e-mailadres en/of vul het contactformulier niet in.

Wanneer u solliciteert voor een vacature of spontaan solliciteert, verzamelt, gebruikt en bewaart SFS uw Persoonsgegevens voor het doel van het wervingsproces.

Er zullen in dit opzicht geen gevoelige Persoonsgegevens worden verwerkt, tenzij dit strikt noodzakelijk en wettelijk vereist is of indien u ervoor kiest om dergelijke informatie met SFS te delen.

In het geval van een aanwerving bewaart SFS uw Persoonsgegevens zolang dit nodig wordt geacht conform de desbetreffende overeenkomst met de klant en/of voor zover dit noodzakelijk is voor het nakomen van de wettelijke verplichtingen. 

Bij gebrek aan rekrutering bewaart SFS uw Persoonsgegevens slechts zolang als nodig is voor het doel waarvoor ze oorspronkelijk werden verzameld of als u SFS toestemming hebt gegeven om de gegevens te bewaren (bijvoorbeeld voor toekomstige vacatures) of door te geven aan andere connecties van SFS. Bij gebrek aan toestemming worden de gegevens binnen een korte termijn verwijderd, dit uiterlijk binnen een periode van 5 jaar na datum van het laatste contact met SFS.

 

Als sollicitant heeft u onder meer het recht om uw Persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en/of te verwijderen in overeenstemming met Art. 7 van deze Privacy Policy.

Sociale Media en diensten van derden

Op de website van SFS kan er gebruik gemaakt worden van de Social-Media diensten Youtube, LinkedIn, Facebook, Twitter en Google Maps.

Als u een bezoek brengt aan de website van SFS en op het logo van één van de sociale diensten klikt, wordt u naar de betreffende externe pagina van deze netwerkdienst doorverbonden (dit conform Art. 6 (1f) GDPR). Wanneer u één van de knoppen aanklikt, terwijl u bij één van de diensten ingelogd bent, kan de informatie, dat u een bezoek aan het online-aanbod  van SFS gebracht hebt, daar aan uw gebruikersaccount toegewezen worden. Als u lid bij één van de diensten bent en niet wenst dat de sociale netwerken via het online-aanbod gegevens over u verzamelen en deze aan uw gegevens als lid koppelen, dient u vóór het aanklikken van één van de logo’s bij Youtube, LinkedIn, Facebook en Twitter uit te loggen.

SFS heeft geen kennis van de inhoud van de overgemaakte gegevens en over het gebruik daarvan door de sociale diensten. Deze websites, platformen en applicaties hebben hun eigen gegevensbeschermingsverklaringen en algemene voorwaarden. SFS raadt u aan deze te consulteren voorafgaand aan uw bezoek van deze websites, platformen en applicaties.

Cookies

De website van SFS maakt gebruik van “Cookies”.[1] Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer worden opgeslagen en specifieke gegevens bevatten zodat u bij een volgende bezoek weer wordt herkend. De cookie wordt alleen opgeslagen als u instemt met het opslaan door op OK te drukken. Verder worden er cookies gebruikt in persberichten om de aangemelde persoon te herkennen zodat opnieuw aanmelden niet nodig is. U kunt de cookies op elk gewenst moment via de instellingen van uw browser verwijderen. 

Verwerkingsdoeleinden

SFS verzamelt en Verwerkt persoonsgegevens van Gebruikers:

in het algemeen voor werving, jobmatching, mogelijke tewerkstelling en werkplanning, aanneming, outsourcing, contracten.

voor haar klanten en relatiebeheer, waaronder de klantenadministratie, prospecten, opvolgen van offertes, facturatie, solvabiliteit;

om informatie te kunnen verstrekken omtrent de dienstverlening en overige activiteiten van SFS;

een zakelijke relatie met u of uw bedrijf aan te gaan, offertes uit te sturen, overeenkomsten af te sluiten;

om informatie uit te kunnen wisselen omtrent het aanbod, de planning en prestaties inzake van SFS voor haar de haar toegekende projecten;

om u te kunnen contacteren voor het nemen van referenties en het beoordelen van profielen en geschiktheid van kandidaten;

om aan de bedrijfsnoden te voldoen, waaronder het aanleveren van bedrijfsinformatie.

voor het afhandelen van de facturatie en boekhoudkundige verwerking van de dienstverlening van SFS;

om u te informeren omtrent commerciële aanbiedingen, evenementen, workshops en voor het verzenden van de SFS nieuwsbrieven;

om Gebruikers telefonisch of elektronisch te bereiken indien dit nodig is om de dienstverlening van SFS uit te kunnen voeren;

om Gebruikers te informeren over wijzigingen van de diensten en producten van SFS;

om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;

4. Delen van uw persoonsgegevens

SFS zal uw Persoonsgegevens niet aan derden verkopen en zal uw Persoonsgegevens alleen met derden delen indien (i) dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de activiteiten van SFS, (ii) dit noodzakelijk is in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, wettelijke verplichtingen, of (iii) dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst.

SFS kan uw Persoonsgegevens overdragen aan verwerkers, dat wil zeggen bedrijven die door SFS zijn gemachtigd om gegevens te verwerken binnen de wettelijk vastgestelde parameters, in overeenstemming met Art. 28 GDPR (dienstverleners, aannemers). In dit geval blijft SFS verantwoordelijk voor de bescherming van uw Persoonsgegevens (d.w.z. als "verantwoordelijke" voor de verwerking). SFS heeft wettelijke, technische en organisatorische maatregelen genomen, naast de uitvoering van regelmatige controles, om ervoor te zorgen dat de verwerkers de bepalingen van de wetgeving inzake gegevensbescherming naleven. In het bijzonder op de volgende gebieden geven wij opdrachten aan aannemers: IT,  juridisch, marketing, financiën, advies, klantenservice, HR,  ....

Daarnaast kan SFS uw Persoonsgegevens ook meedelen aan de betrokken contactpersonen in het kader van opstart en uitvoering van opdrachten.

SFS kan uw Persoonsgegevens ook doorgeven aan haar samenwerkingspartners, die onder hun eigen verantwoordelijkheid diensten aan u leveren (leveranciers, (onder)aannemers). Dit is het geval wanneer u SFS verzoekt om diensten van deze partners te leveren, of wanneer u instemt met de betrokkenheid van de partner, of wanneer wij de partner inschakelen in een situatie waarin wij wettelijk zijn toegestaan om dit te doen, zoals de uitvoering van een overeenkomst, in overeenstemming met Art. 6 (1 b) GDPR.

In bepaalde gevallen is SFS wettelijk verplicht om bepaalde Persoonsgegevens op verzoek aan overheidsinstanties te verstrekken.

SFS heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om de veiligheid van de gegevensverwerking te waarborgen, in het bijzonder om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen risico's tijdens de gegevensoverdracht. Deze maatregelen worden aangepast in overeenstemming met (i) de huidige stand van de techniek, (ii) de noodzaak om de relevante Persoonsgegevens te beschermen, en (iii) de risico's voor uw rechten en vrijheden. In het algemeen zullen uw gegevens worden verwerkt in de Europese Unie.

5. Bewaringstermijn

SFS zal uw Persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het verwezenlijken van de doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens werden verzameld conform de GDPR, waaronder het leveren en verstreken van haar diensten en/of om te voldoen aan de interne werking van SFS, zoals het onderhoud van het klanten en kandidaten bestand en relatiebeheer en procedurele waarborgen.

Meer bepaald wordt de informatie van Gebruikers bewaard tot 5 jaar na de definitieve einddatum de contractuele relatie, , tenzij er door wet- en regelgeving (fiscale verplichtingen, sociale verplichtingen, financiële verplichtingen een langere of kortere bewaartermijn wordt vereist of dit noodzakelijk is in verband met juridische procedures).

Daarnaast zal SFS uw Persoonsgegevens bewaren gedurende de periode die vereist is om te voldoen aan de toepasselijke wet - en regelgeving.

6. Beveiliging van de persoonsgegevens

SFS neemt alle mogelijke voorzorgsmaatregelen om uw Persoonsgegevens te beveiligen en eisen van derden dat zij hetzelfde doen. De toegang tot uw Persoonsgegevens is beperkt om ongeoorloofde toegang, wijziging of misbruik te voorkomen en is alleen toegestaan aan werknemers van SFS op basis van het principe van volstrekte noodzakelijkheid.

Mochten uw Persoonsgegevens gecompromitteerd worden door een inbreuk op informatiebeveiliging, dan zal SFS onmiddellijk actie ondernemen en trachten de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren. Indien nodig zal SFS u hiervan in kennis stellen in overeenstemming met de GDPR.

7. Uw rechten bij verwerking van uw persoonsgegevens

 Inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens

U heeft principieel het recht om uw Persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kan eveneens in dit kader vragen voor welke doeleinden deze Persoonsgegevens worden verwerkt, alsook aan wie zij worden meegedeeld.

Intrekken van toestemming, bezwaar, en recht op overdracht van uw Persoonsgegevens

Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens door SFS en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U kan bij SFS een verzoek indienen om de Persoonsgegevens die SFS van u beschikt in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw Persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@specialfs.be

SFS houdt eraan zo snel mogelijk te reageren, maar binnen de dertig (30) dagen, op uw verzoek.

U dient er echter rekening mee te houden dat SFS niet verplicht kan zijn om aan elk verzoek om toegang, correctie, verwijdering of overdracht te voldoen. Dit vanwege onze wettelijke verplichtingen, redenen van algemeen belang (bewaring, statistische analyse).

SFS wijst u erop dat u, in geval van conflict met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, contact kan opnemen met of een klacht kan indienen bij SFS op het adres vermeld onder Art. 1 van deze Privacy Policy.

U heeft tevens de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder. Dat kan via de volgende contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

 +32 (0)2 274 48 00

 +32 (0)2 274 48 35

 https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Vragen en suggesties over het thema gegevensbescherming zijn altijd welkom. Voor SFS is dit erg belangrijk. Bij vragen over gegevensbescherming kunt u SFS bereiken op het adres vermeld onder Art. 1 van deze Privacy Policy.

8. Wijzigingen aan de Gegevensbeschermingsverklaring

SFS kan deze Privacy Policy wijzigen door de bijgewerkte versie op haar Website te plaatsen. Wanneer er wijzigingen in deze verklaring worden gepubliceerd, zal SFS de datum van de 'laatste update' boven aan deze verklaring aanpassen. SFS zal uw rechten onder deze Privacy Policy niet ten nadele van u aanpassen, zonder uw toestemming.

 

[1] Artikel 6, 1 (f) GDPR.